İşin İskeletini Oluşturmak: İş Tasarımı

İş Tasarımı Nedir? 

İş tasarımının amacı işin nasıl ve nerede yapılacağını ve kullanılacak kaynakları net bir şekilde aktarmaya yarayan bir çerçeve çizmektir. Bununla beraber iş yaşamındaki rolleri, görevleri ve işin kurgusunu yapılandırmak olarak tanımlanır. Güçlü bir iş tasarımı oluşturmak, verimliliği ve büyüme fırsatlarını dolaylı yoldan arttırdığı gibi çalışan bağlılığını ve motivasyonunu da destekler. Gündelik hayattaki yerini daha iyi anlayabilmek için iş tasarımı kavramının çıkış noktasını inceleyebiliriz.

Sanayi Devrimi’ne gidelim; devasa fabrikalar, daha küçük ölçekli üretim merkezleri ve bu sistemi tamamlayan tüm çarklar aslında temelinde iş yapma eylemine aynı bakış açısıyla yaklaşmaktaydı: İşi küçük parçalara bölmek ve işçilere bu işi tam olarak nasıl yapacağını mekanik bir şekilde öğreterek tam verim sağlamayı hedeflemekteydiler. 20. yüzyılın başında Ford fabrikası, bu bakış açısının tam bir temsiliydi. Fabrikada araba parçalarının üretimi hatlara bölünmüştü ve hatların başındaki işçiler sürekli, otomatik olarak aynı işi yapıyordu. Bu sistemde sadece hız ve hata payına odaklanılmıştı. Fakat işler beklenildiği gibi yürümedi. Fabrika, çok yüksek oranda "işten ayrılma" ve "işten kaytarma" davranışı ile karşılaştı. Çalışanların psikolojilerine ve motivasyonlarına odaklanmadan, teoride yüksek verimlilik hedefleyen bu sistem, pratikte verimin düşmesine sebep olmaktaydı.

Benzer zamanlarda aynı sektörde faaliyet gösteren başka bir araba markası olan Volvo ise bambaşka bir sistemle yüksek verim elde etmekteydi: İşi parçalamak yerine, 8-10 kişilik ekiplerle bir arabanın tüm üretimini tek bir ekiple yönetmek. Bu iki farklı örnek, bilim insanlarının iş tasarımı üzerine teoriler üretirken konuyu iki farklı kutup olarak değerlendirmesine yardımcı oldu.

İş Tasarımı Neden Şimdi Daha Önemli? 

İş tasarımı kavramı, yeni yüzyılda çalışma hayatına giren ve kendine yer bulan bir kavram. Peki neden? "Yeni sistemler için iş tasarımını bu kadar önemli yapan nedir?" sorusunu sorduğumuzda karşımıza birçok farklı dinamik çıkıyor. Bunlardan ilki, çalışma hayatında anlam arayışının artması ve motivasyonun çalışma çarklarının en güçlü dişlisi haline gelmesidir. Çalışanlar; anlamlı buldukları ve yapmaya motive oldukları işlerde daha başarılı ve daha verimli hale gelirler. Bunun yanında çalışma ortamındaki ruh sağlığı, yetenek yönetimi ve çalışan bağlılığı gibi konular, iş yerindeki uyumu ve verimliliği doğrudan etkileyen faktörler haline geldi. Tüm bu sebepler, iş kavramının şekillendirilmesini ve güçlü bir şekilde tasarlanmasını gerektirmekte.

İşinizi Nasıl Tasarlamalısınız? 

Güçlü ve etkili bir iş tasarımına sahip olmak her sektör ve her çalışan için farklılık gösterse de bizlere rehberlik edebilecek yol göstericileri kullanmak her zaman iyi bir başlangıçtır. Güçlü bir iş tasarımı için en bilinen ve en kullanışlı çerçeve, Hackman ve Oldham’ın “İş Özellikleri Teorisi”dir. Bu teori bize, her işin bireyi motive eden ve onu zinde tutan 5 temel özelliğe sahip olması gerektiğini işaret eder:

1. Yetenek Çeşitliliği: Çalışanın işini yaparken kullandığı beceri yelpazesinin genişliğine işaret eder. Kullanılan farklı beceriler hem motivasyonu hem de dikkati artırır.

2. Görev Kimliği: Bu kavram, çalışanın yaptığı iş ile özdeşleşmesini, işin sonucunu somut bir şekilde görebilmesi, “ben başardım” diyebilmesi ve bununla doyuma ulaşabiliyor olmasına işaret eder.

3. Görevin Önemi: Yapılan işin başkalarını nasıl etkilediğinin ve nasıl bir fayda sağlandığının bilinmesine işaret eder. Çalışan; anlamlı ve önemli bulduğu işi yaparken daha motive hisseder.

4. Özerklik: Bireyin işini yaparken sahip olduğu bağımsızlık ve özgürlük düzeyi ile inisiyatif alabilmesine işaret eden bu kavram, özellikle çalışan gelişimine büyük fayda sağlar.

5. Geri Bildirim: Çalışanın performansı hakkında aldığı gerçekçi ve yapıcı geri dönüşlerdir. Geri bildirim sadece sözel ve etkileşimsel olarak algılanmamalıdır. Örneğin bir yazılım mühendisinin yazdığı kodun çalıştığını anlık olarak görebilmesi veya hata alması da geri bildirim olarak kabul edilir.

Hackman ve Oldham’a göre bu 5 özelliği göz önünde bulundurarak hazırlanan iş tanımları ve ortamları, çalışanların motivasyonlarını ve işe bağlılıklarını artırırken; işe devamsızlık ve iş karşıtı davranışları da azaltmaktadır.

Stratejilerle Mevcut İşi Geliştirmek 

İşinizi tasarlamak her ne kadar ilk adımda halledilmesi gereken bir süreç gibi görünse de iş tasarımı mevcut yapılan işteki sorunların giderilmesi ve verimliliğin artırılması için de kullanılabilir. Süregelen bir işte çalışanın veriminin düşük olduğu senaryolarda da iş yeniden tasarlanabilir. 20 yüzyılın başlarında bilim insanları işi yeniden tasarlamak, mevcut sorunları çözmek için farklı stratejileri tartışmışlardır. Gelin bu stratejilerin en verimli olanlarına birlikte bakalım:

• İş Rotasyonu (Job Rotation): Çalışanı iş ortamındaki farklı bölümler arasında hareket ettirme uygulamasıdır. İş rotasyonu, görev kapsamını genişletmenin bir yolu olarak çalışanların bir işten diğerine geçmesi anlamına gelir; dolayısıyla bir yatay iş yüklemesi biçimidir. Bu, işlerin yatay olarak genişletildiği ancak iş seviyesinin (zorluğunun/sorumluluğunun) değişmeden kaldığı anlamına gelir. İş rotasyonuyla ilgili temel nokta, sürekli olarak tekrarlayan görevleri yapmaktan kaynaklanan monotonluğu azaltmak amacıyla daha fazla iş çeşitliliğinin gerçekleştirilmesidir. Örneğin; satış ekibinden bir çalışanın bir süreliğine pazarlama ekibiyle birlikte çalışması beceri çeşitliliğini artırır.

  
  

• İş Genişletme (Job Enlargement): Çalışanın yaptığı işe benzer becerilerin kullanıldığı farklı görevlerin eklenmesi ve kapsamın "yatay" olarak büyütülerek rutinlik hissinin azaltılmasıdır. Alternatif olarak, bir çalışanın ilgilendiği ürün çeşitliliği de artırılabilir. İş rotasyonu bu fikrin bir çeşididir ve çalışanların görev kapsamını genişletmek için bir işten diğerine geçmesini sağlar. İş genişletmenin temel noktası, çalışan katılımını artırmak için yapılan iş miktarının artırılmasıdır; ancak işin seviyesi (zorluğu) değişmeden kalır. Bu durum daha yüksek iş tatminine, daha yüksek performansa ve daha kaliteli çıktıya yol açabilir. Örneğin aynı şablon üzerinden stok görsel üreten grafik tasarımcıya farklı içerikler üretmesi için alan tanınması, yaratıcılığının desteklenmesi örnek verilebilir.

  
  

• İş Zenginleştirme (Job Enrichment): Çalışana daha farklı beceriler kullanabileceği görevlerin eklenmesini, işi üzerinde daha fazla kontrol, planlama ve sorumluluk verilmesini içerebilir. Burada iş "dikey" olarak derinleşir ve çalışanın başarı hissi artar. Örneğin bir veri analistinin, yeni gelen stajyerlere mentorluk yaptığı bir görevin eklenmesi onun farklı bir beceri olan sosyal becerilerini kullanmasını sağlar. Farklı becerileri kullanmak işin monotonluğuna etki eder.

  
  

• İş Şekillendirme (Job Crafting): Çalışanın kendi işini proaktif olarak yeniden kurgulamasıdır. Bu strateji yönetimin değil, tamamen çalışanın kendi düzenlemesiyle başlayan bir süreci ifade eder. İlk olarak Wrzesniewski ve Dutton (2001) tarafından “bireylerin işlerinin görev veya ilişkisel sınırlarında yaptıkları fiziksel ve bilişsel değişiklikler” olarak tanımlanmıştır. Bu şekillendirme; görev, ilişkisel ve bilişsel şekillendirme dahil olmak üzere pek çok formda olabilir. Görev şekillendirme ek görevler almayı içerebilir; ilişkisel şekillendirme ek ilişkiler kurmayı kapsayabilir, bilişsel şekillendirme ise kişinin işinin olumlu etkisine odaklanarak işine dair algısını anlamlı olarak yeniden çerçevelemesini içerebilir.

İş Tasarımında Gri Alanlar Güçlü ve iyi planlanmış bir iş tasarımı verimliliği ve bağlılığı olumlu etkiler; fakat psikoloji biliminin ortak noktası olan "insanın biricikliği" yaklaşımı burada da geçerlidir. Çalışanın gelişmeye açık olması, çalışma ortamından ve iş arkadaşlarından duyduğu memnuniyet bağlılığı etkileyen önemli faktörlerdir. Aynı zamanda iş tasarımı; kültür ve kuşak farklılıklarından da etkilenmektedir. Sizlere bir soru ile bu yazıyı noktalamak isterim. Mükemmel iş olduğu yerde bizi mi bekler, yoksa bağlama göre onu bizler mi inşa ederiz?